Usein kysytyt kysymykset ja vastaukset niihin

Mietitkö vielä mikä on Aster Bothnia? Täältä löydät vastaukset yleisimpiin kysymyksiin

alueellisesta työskentelystä

uudesta asiakas- ja potilastietojärjestelmästä

yhteishankinnasta ja neljän sairaanhoitopiirin yhteistyöstä

Kuvassa on Aster-logon lisäksi aikuisen ja lapsen käsi. Aster Bothnian tehtävä on huolehtia, että tuleviasuudessa niin pienet kuin suuretkin saavat toimivia sote-palveluita.

 

Pohjanmaan alueellinen hanke
 

Mitä tarkoittaa Pohjanmaan APTJ-hanke?

Pohjanmaan APTJ-hanke on koko Pohjanmaan alueen sote-toiminnan kehittämistyötä. Hankkeen tavoitteena on luoda yhtenäiset työskentelytavat kaikille julkisen sektorin sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoille Vaasan sairaanhoitopiirin alueella.

APTJ on lyhenne asiakas- ja potilastietojärjestelmästä. Itse järjestelmä on kuitenkin vain osa hanketta. Ensin mietitään ja kehitetään tulevaisuuden työtapoja ja sen jälkeen aletaan rakentaa järjestelmää, joka tukee näitä yhdessä valmisteltuja toimintatapoja.

Kuka hankkeesta vastaa?

Hankkeen omistaja on Vaasan sairaanhoitopiiri ja kaikki 13 jäsenkuntaa ovat sitoutuneet hankkeeseen.

Uusi järjestelmä hankitaan yhteistyössä kolmen muun sairaanhoitopiirin kanssa. Vaasan sairaanhoitopiiri, Keski-Suomen sairaanhoitopiiri (KSSHP), Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä (Essote) sekä Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä (Siun sote) ovat tilaajia ja näille on perustettu yhteinen asiakasorganisaatio, joka toimii hallinnollisesti KSSHP:n alaisuudessa.

Pohjanmaan hankkeella on oma hanketoimisto, jonka henkilöstö vastaa täällä alueellisesta kehitys- ja suunnittelutyöstä kuntien kanssa, yhteistyöstä asiakasorganisaation kanssa sekä myöhemmin mm. paikallisten käyttöönottojen koordinoinnista.

Miksi toimintaa pitää kehittää? Millaisesta toiminnan kehityksestä on kysymys?

Pohjanmaalla, Vaasan sairaanhoitopiirin alueella, on käytössä lukuisia erilaisia tietojärjestelmiä, mikä tarkoittaa myös lukemattomia erilaisia tapoja toimia. Tästä syystä muun muassa asiakasta ja potilasta koskevat tiedot eivät kulje sujuvasti yksiköstä toiseen, samoja asioita joudutaan tekemään moneen kertaan ja sekä asiakkaan että potilaan osallistumismahdollisuudet ovat rajalliset.

Toimintaa on pyrittävä kehittämään vastaamaan paremmin tulevaisuuden haasteisiin. Uuden järjestelmän avulla tiedolla johtaminen tehostuu eli voidaan suunnata resursseja sinne, missä niitä kulloinkin eniten tarvitaan. Myös uudet digitaaliset ratkaisut sekä henkilökunnan että asiakkaiden ja potilaiden käyttöön tekevät ajankäytöstä tehokkaampaa. Tämä mahdollistaa asiakkaalle ja potilaalle nykyistä aktiivisemman osallistumisen palveluiden ja hoidon toteutukseen.

Mitkä ovat APTJ-hankkeen taloudelliset hyödyt?

Pelkästään järjestelmien vaihtamisesta ei tule merkittäviä taloudellisia hyötyjä. Arvioiden mukaan järjestelmien kustannukset ovat samalla tasolla nykytilanteen kanssa, kun kaikki järjestelmät on vaihdettu uuteen ja vanhat poistettu käytöstä. Säästöpotentiaali on sen sijaan tehokkaammissa työskentelytavoissa. Se, miten paljon pystymme saamaan taloudellisia hyötyjä, riippuu siitä, miten sujuvia prosesseja onnistumme suunnittelemaan. Näitä on mahdoton laskea vielä tarkasti, mutta vähimmilläänkin nämä tulevat olemaan muutamia prosentteja alueen sote-menoista. Enimmillään voidaan puhua kymmenistä prosenteista.

Liittyykö tämä hanke jotenkin Bothnia High5 ja Hyvinvointikuntayhtymä-hankkeisiin?

Kyllä. Bothnia High5 -allianssi rakentaa uutta H-taloa Vaasan keskussairaalan alueelle. Uudet toimintatavat sekä asiakas- ja potilastietojärjestelmä tulee valmistuttuaan käyttöön myös H-talossa. Hyvinvointikuntayhtymällä taas on monia samoja tavoitteita, kuin tällä hankkeella. APTJ-hanke on kuitenkin itsenäinen hanke ja toteutuu myös ilman näitä muita hankkeita.

Hankkeen valmisteluun osallistuu kymmeniä sote-alan ammattilaisia Pohjanmaalta. Ketkä pääsevät mukaan?

Hankkeen ohjausryhmän kautta on lähtenyt sairaanhoitopiirin kunnille ja keskussairaalalle pyyntö nimetä sote-asiantuntijoita hankkeeseen. Kunnat ovat saaneet nimetä henkilöt, joiden tietävät tuntevan oman toimialansa ja jotka ovat kiinnostuneita toiminnan kehittämisestä ja tulevaisuuden työtavoista.

Jos olet itse sote-alan ammattilainen Vaasan sairaanhoitopiirin alueella ja kiinnostunut osallistumaan hankkeeseen, ota yhteyttä omaan esimieheesi tai voit lähettää ideasi tai näkemyksesi hankkeen hyväksi esimerkiksi sosiaalihuollon muutosjohtaja Marja Mustoselle tai terveydenhuollon muutosjohtaja Mirjam Jern-Matintuvalle (sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@vshp.fi).

Miten hankkeen lopputulos näkyy pohjalaisten arjessa?

Ammattilaisten uudet työtavat sekä asiakas- ja potilastietojärjestelmä parantavat potilaille ja asiakkaille tarkoitettuja sähköisiä palveluita ja vahvistavat mahdollisuuksia asiakkaiden omahoitoon ja arjessa pärjäämiseen. Samalla tietoturva paranee.

Tavoitteena on mahdollistaa tiedon ajantasainen saatavuus kaikkien potilaiden ja asiakkaiden hoitoon sekä palveluun osallistuvien ammattilaisten kesken. Tämä näkyy myös asiakkaiden arjessa: uuden järjestelmän avulla on mahdollista luoda tehokkaampia hoito- ja palveluprosesseja sekä parantaa palvelujen laatua. Esimerkiksi omaa terveyttä koskevia tietoja voi lähettää hoitohenkilökunnalle ennen varsinaista käyntiä vaikkapa istuskellen omalla kotisohvalla.

 

Uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä
 

Miksi Vaasan sairaanhoitopiiriin tarvitaan kokonaan uusi järjestelmä?

Vaasan sairaanhoitopiirin alueella on käytössä lukuisia eri järjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään. Mikään nykyisistä potilastietojärjestelmistä ei kata sekä sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon että erikoissairaanhoidon tarpeita. Uusi yhteinen järjestelmä rakennetaan palvelemaan kaikkia toimijoita ja tiivistämään sote-palveluiden toimintaa. Tulevaisuudessa tarvitsemme yhä enemmän vuorovaikutusta eri ammattiryhmien, mutta myös potilaan, asiakkaan ja henkilökunnan välillä.

Miksi uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta on nyt ajankohtaista?

Osa nyt käytössä olevista järjestelmistä on jo elinkaarensa päässä tai kaipaa mittavaa päivitystä, eivätkä ne vastaa tulevaisuuden tarpeisiin. Mittavan ja toiminnoiltaan monipuolisen hankinnan toteutus vie useita vuosia. Sairaanhoitopiiri selvitti ja vertaili useita eri vaihtoehtoja: kokonaisuutena järkevin ratkaisu oli liittyä yhteishankintaan, joka vie meitä eteenpäin nopeammin ja säästää kustannuksia.

Tarve entistä monipuolisemmalle sähköiselle asioinnille laajenee tulevaisuudessa. Se edellyttää myös asiakkaiden ja potilaiden parempia osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksia oman palvelu- tai hoitopolun toteuttamisessa. Uudet toimintatavat ja kaikkien sote-toimijoiden yhteinen tietojärjestelmä mahdollistavat tämän asiakkaiden ja potilaiden aktiivisemman osallistumisen.

Miten uusi järjestelmä tukee sote-ammattilaisia?

Käytännössä uusi järjestelmä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että näppäimistön käyttö vähenee ja tietoa voidaan tallentaa järjestelmään puheentunnistuksen avulla. Lisäksi alueellinen integroitu järjestelmä sujuvoittaa asiakkaan/potilaan palvelu- ja hoitoketjujen toimivuutta, koska sen myötä tieto kulkee sujuvammin eri organisaatioiden välillä.

Tavoite on myös, että asiakas voi järjestelmään rakennettujen digitaalisten ratkaisujen myötä osallistua enemmän häntä koskevan palvelun tai hoidon toteuttamiseen.

Uusi integroitu järjestelmä toimii tiedolla johtamisen välineenä, joten esimiehet voivat suunnitella toteutettavia palveluita kustannustehokkaammin.

Onko tämä vain terveydenhuollon järjestelmä?

Ei, vaan kyseessä on sosiaali- ja terveydenhuollon yhtenäinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä, jossa huomioidaan sekä sosiaali- että terveydenhuollon tarpeet. Myös käyttöönotto tehdään yhteistyössä.

Tukeeko uusi järjestelmä kaikkia sosiaalihuollon palveluita?

Järjestelmä tulee sisältämään kaikki julkisen sosiaalihuollon piiriin kuuluvat palvelut ja palvelemaan kaikkia sosiaalihuollon eri palvelutehtävissä asioivia kuntalaisia ja niissä toimivia ammattilaisia. Eli ammattilaiset iäkkäiden palveluissa, lapsiperheiden palveluissa, lastensuojelussa, perheoikeudellisissa palveluissa, päihdehuollossa, työikäisten palveluissa ja vammaispalveluissa käyttävät tätä järjestelmää.

Miten varmistetaan, että järjestelmä todella vastaa ammattilaisten tarpeita?

Emme hanki valmista, ennalta määriteltyä kokonaisuutta, vaan järjestelmä rakennetaan vastaamaan potilaiden ja asiakkaiden sekä ammattilaisten paikallisia tarpeita. Alueellisten, yhtenäisten prosessien ja toimintamallien määrittely ohjaa järjestelmän valmistelua.  

Vaasan sairaanhoitopiirin jäsenkunnista osallistuu määrittelytyöhön ammattilaisia niin sosiaalihuollosta, perusterveydenhuollosta kuin erikoissairaanhoidosta. Nämä ammattilaiset tuovat oman näkemyksensä käytännön työstä tulevaisuuden työtapojen suunnitteluun.

Ne käyttäjät ja organisaatioyksiköt, jotka ovat aktiivisesti mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa heille tulevia työrooleja, prosesseja ja toimintamalleja myös hyötyvät muutoksesta eniten. Siksi tähän työhön pyritään saamaan mahdollisimman laajasti sote-ammattilaisia, jotta todelliset tarpeet tulevat huomioiduksi.

Päivitetäänkö nykyisiä tietojärjestelmiä (esim. Efficaa, Eskoa tai Abilitaa) hankintaprosessin aikana?

Kyllä, nykyisiin käytössä oleviin tietojärjestelmiin tehdään tarpeen mukaan mm. lakisääteisiä päivityksiä ja päivityksiä, joilla turvataan järjestelmien toimintakyky siihen saakka, että uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä on käytössä.

Kuinka paljon järjestelmä tulee maksamaan?

Hankintalain mukaisesti hankinnan arvioitu kokonaiskustannus tulee ilmoittaa jo hankintaa aloitettaessa. Vaasan sairaanhoitopiirin osalta koko toiminnanmuutos- ja tietojärjestelmäuudistuksen kustannuksiksi on arvioitu 110 miljoonaa euroa jakautuen kymmenelle vuodelle. Tämä summa sisältää sekä itse järjestelmän investointikustannukset, että alueellamme tehtävän toiminnankehitystyön kustannukset. Toiminnan kehittämisen kustannukset tulevat olemaan huomattavasti järjestelmää suuremmat.

Sote-alan järjestelmistä aiheutuvat kustannukset voivat tilapäisesti nousta, sillä vanhat järjestelmät toimivat hetken päällekkäin uuden kanssa, kunnes vanhat järjestelmät voidaan turvallisesti ajaa alas. Kun uusi järjestelmä on toiminnassa, sen käyttökustannusten on arvioitu olevan samaa luokkaa nykyisten järjestelmien kanssa. Uuden järjestelmän avulla syntyy säästöjä nimenomaan palveluiden ja toiminnan tehostumisesta.

Tuleeko uudesta asiakas- ja potilastietojärjestelmästä kaksikielinen?

Järjestelmän määrittely on kesken ja lopullista vastausta tähän ei ole vielä olemassa. Toteutuksen laajuus tarkentuu tulevien yhteisten tarpeiden mukaan, mutta täysin kaksikielistä järjestelmää (ammattilaisen käyttöliittymä) ei ole taloudellisesti eikä teknisesti mahdollista toteuttaa. Tiedämme kuitenkin nyt jo tietyt reunaehdot kieliversioista: järjestelmäkokonaisuus sisältää erilaisia käyttöliittymäteknologioita, näihin on erilaiset mahdollisuudet tehdä kieliversioita ja päätökset näistä tehdään määrittelyiden aikana.

Asiakkaan ja potilaan asiointi eli käyttöliittymä, mitä potilas käyttää, toteutetaan kokonaan kaksikielisenä. Tämä on jo sovittu hankintavaiheessa, eikä mitään teknisiä esteitä toteuttamiselle ole. Mahdollisimman kaksikielinen järjestelmä myös ammattilaiselle on meille tärkeä asia ja teemme luonnollisesti kaikkemme myös sen eteen.

Yhteishankinta ja neljän sairaanhoitopiirin yhteistyö

Miten asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan osallistuvat organisaatiot valittiin?

Hankinta on toteutettu hankintalain mukaisella puitejärjestelyn edellyttämällä prosessilla. Hankintalain määrittelemissä määräajoissa hankintaan ilmoittautuivat Keski-Suomen sairaanhoitopiiri (KSSHP), Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä (Essote), Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä (Siun sote) ja Vaasan sairaanhoitopiiri (VSHP). Kukin sairaanhoitopiiri tai kuntayhtymä on siis tehnyt oman itsenäisen päätöksensä osallistua hankintaan. 

Miten uuden järjestelmän tilaaminen toteutettiin?

Järjestelmän hankinta tehtiin hankintalain mukaisesti. Hankintaprosessista on vastannut KL-Kuntahankinnat Oy. APTJ-hankinta on toteutettu kilpailullisella neuvottelumenettelyllä.  Heinäkuussa 2017 julkaistiin hankintailmoitus ja neuvotteluihin valittiin viisi eniten pisteitä saanutta tarjoajaa. Vuoden 2018 alussa toteutuneen alustavan tuotevertailun perusteella valittiin kolme eniten pisteitä saanutta tarjoajaa jatkoneuvotteluihin.  Kesällä 2019 yksi tarjoaja (Tieto Finland oy) jättäytyi pois hankinnasta, jonka jälkeen mukana jatkoivat Cerner Ireland Limited ja Epic Systems Corporation. Helmikuussa 2020 toteutettiin varsinainen tuotevertailu (VTV), jossa mukana olivat Epic Systems Corporation ja Cerner Ireland Limited.

Järjestelmän toteuttajaksi valikoitui vertailujen perusteella Cerner Ireland Limited.

Milloin uudet työtavat ja järjestelmä otetaan käyttöön?

Tilaajat siirtyvät uusiin työtapoihin ja järjestelmään porrastetusti. Ensimmäisenä käyttöönotot aloittaa Keski-Suomen sairaanhoitopiiri ja muut kolme sairaanhoitopiiriä seuraavat perässä vuosina 2023-2025. Käyttöönotot etenevät vaiheittain siten, että uusi järjestelmä otetaan käyttöön yksi toimiala kerrallaan (esim. hammashuolto).

Tavoite on, että kaikki Vaasan sairaanhoitopiirin alueella olevat sote-toimijat ovat siirtyneet uusiin työtapoihin ja järjestelmään vuoden 2025 loppuun mennessä. Kehitystyö ei suinkaan pääty tähän, vaan karttuvan kokemuksen myötä siirrytään jatkuvaan kehittämiseen.

Liittyykö tämä hanke Omakantaan ja Kansa-hankkeeseen?

Kyllä. Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnassa ja kehittämisessä huomioidaan Kanta-palveluihin, Omakantaan, Kansa-hankkeeseen sekä kansallisiin tietojärjestelmiin liittyvät vaatimukset.