Tietojohtamisen virta syntyy ammattilaisen, asiakkaan ja potilaan pienistä puroista

Pohjanmaan Sote-rakenneuudistushankkeessa valmistellaan parhaillaan tietojohtamisen toimintamallia Pohjanmaan Hyvinvointialueelle. Ensin tarvitaan yhteinen näkemys, mitä tiedolla halutaan johtaa. Vasta sen jälkeen voidaan suunnitella välineitä, millä tietoa kerätään ja analysoidaan. Muun muassa tässä kohtaavat alueellisten sote-hankkeiden polut, sillä yksi keskeisistä tietoa kartuttavista tulevaisuuden työvälineistä on Aster-asiakas- ja potilastietojärjestelmä.

”Jos ei ole toimivaa alustaa tai tietojärjestelmää, jonne kirjata, koota ja analysoida tietoa, ei ole myöskään tietoa, millä johtaa”, tulevan Pohjanmaan Hyvinvointialueen laatujohtaja Mari Plukka selventää.

Pohjanmaan hyvinvointialue ehtii toimia jo pari vuotta, ennen kuin ensimmäiset Aster-käyttöönotot alkavat. Siihen saakka on pyrittävä hyödyntämään niitä välineitä, mitä nykyiset järjestelmät tarjoavat.

”Jossain organisaatioissa kaikki on automatisoitua ja jossain kirjataan jotain edelleen Exceliin. Siksi nyt on löydettävä organisaatioista ne ihmiset, jotka tuntevat käytössä olevien järjestelmien mahdollisuudet ja mahdottomuudet.”

Mari tietää Pohjanmaan sote-ammattilaisten suhtautuvan innostuneesti uusiin innovaatioihin ja kehitystyölle nähdään selkeä tarve. Parin vuoden siirtymäaika aiotaan hyödyntää tehokkaasti.

”Se on hyvä mahdollisuus meille edistää tiedolla johtamista pilottien avulla. Kun Aster tulee vaiheittain käyttöön, voimme siinä rinnalla kulkien ottaa uusia tapoja käyttöön”, Mari kertoo.

Mari Plukka

Datasta syntyy tietoa

Jotta voi ymmärtää tiedolla johtamista, on ensin ajateltava laatua, miten se määritellään ja mistä se koostuu.

Laatua voidaan tarkastella asiakkaan kokemuksen, organisaation toimintaprosessien ja kliinisen laadun kautta.

”On määriteltävä laatutaso, jota tavoitellaan, on luotava mittarit, sitoutettava henkilökunta, seurattava omaa toimintaa ja verrattava myös muihin toimijoihin”, Mari selventää.

Kertyvä data on siis vain dataa siihen saakka, kunnes sitä tarkastellaan ja seurataan ennalta määriteltyjen rajojen tai mittareiden – siis laatutavoitteiden kautta.

Tähän vertailuun ja seurantaan tarvittavaa tietoa saadaan tietojärjestelmistä, kuten kliinistä tietoa potilaan hoidosta tai asiakkaan käyttämistä palveluista. Yhtä tärkeä tiedon lähde on myös asiakkaan ja potilaan tuottama tieto. Se voi muodostua esimerkiksi kirjallisesta palautteesta, kanteluista tai potilasvahinkoilmoituksista.

Kattavasti ja yhtenäisesti kerätty tieto auttaa havaitsemaan esimerkiksi poikkeamia ja silloin voidaan tehdä myös korjausliikkeitä.

”Kerätty ja analysoitava tieto auttaa tunnistamaan myös onnistumisia. Niitä on aivan yhtä tärkeää tuoda esiin”, Mari muistuttaa.

Laveasti liikaa vai napakan niukasti?

Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä tukipalvelujen ammattilaiset ovat keskeisiä tiedon tuottajia, uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttäjiä. Uuden Aster-järjestelmän rakenteinen kirjaaminen tukee tiedolla johtamista, kun kattavaa tietoa saadaan nopeammin ja helpommin. Se helpottaa ammattilaisen työtä ja nopeuttaa erityisesti rutiininomaisten kirjausten tekemistä.

Se on myös keino varmistaa, ettei oleellista tietoa jää kirjaamatta ja se mitä kirjataan, kirjataan ammattimaisesti ja asiakasta ja potilasta kunnioittavasti.

”Ammattilaisten kirjaamisen tyylit ovat erilaisia. Kun toinen kuvailee niin laveasti, että on vaikeaa löytää oleellinen tieto, toinen kirjaa liiankin niukasti.”

Mari ei näe rakenteista kirjaamista kuvailevan kirjaamisen aikakauden loppuna, sillä kaikkea ei voi kirjata rakenteisesti.

”Vaikkapa se, että potilas on arka ja ahdistunut tai huolissaan perheensä tilanteesta, on tärkeä viesti toiselle ammattilaiselle ja se on pystyttävä kirjaamaan”, Mari kertoo

Kirjauksen hyödyt palaavat ammattilaiselle

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten työssä kirjaamiseen liittyy aina myös juridinen näkökulma: mitä et ole kirjannut, sitä et ole tehnyt.

”Ammattilainenhan tekee kirjaamisella näkyväksi työnsä tuloksen. Se on ammattilaisten välinen kommunikaation väline ja kertoo myös ammattitaidosta.”

Mari toteaakin, että on yhteinen etu, että ammattilaiset ymmärtävät, mihin tiedot kirjautuvat ja mitä niillä tehdään ja että vaikutukset heijastuvat takaisin omaan työhön. Esimerkiksi hoitoisuusluokituksen kirjaamisen avulla seurataan hoitokuormaa ja sitä kautta työvoiman riittävyyttä.

Tiedolla johtamista tehdään monella tasolla ja käyttäjän kannalta on tärkeää, että kirjattua ja kerättyä tietoa on käytettävissä eri ”raekoolla”. Käyttäjän oikeuksista riippuu, onko hänellä mahdollisuus tarkastella tietoja yksittäisen asiakkaan tai potilaan tasolla tai hyvin yleisellä tasolla – tai jotain siltä väliltä.

Kohti asennemuutosta

Mari on mukana Pia Wikin johtamassa strategiatyöryhmässä, jossa on käsitelty myös Aster-työhön liittyviä kysymyksiä. Mari on osallistunut myös Aster Bothnian edustajana Aster-tilaajaorganisaatioiden ja järjestelmätoimittajan yhteisiin työpajoihin. Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän suurimmat edut Mari näkee luonnollisesti laatujohtajan linssien läpi.

”Yhtenäinen järjestelmä parantaa ammattilaisten välistä kommunikaatiota, joka taas liittyy kiinteästi vaaratilanteiden ehkäisyyn. Tietoja ei tarvitse kirjata moneen kertaan, eikä samoja tutkimuksia tarvitse toistaa.”

Asiakkaan ja potilaan rooli muuttuu aktiiviseksi toimijaksi, kun hän voi itse kirjata ja tuottaa ammattilaisille omaa hyvinvointiaan ja terveyttään koskevia tietoja. Yhteiseen järjestelmään kirjaaminen mahdollistaa myös asiakkaan ja potilaan tilanteen tarkastelemisen kokonaisuutena – jos hän antaa siihen luvan.

”Se ei ole asiakkaalle laatua, ettei kukaan katso häntä kokonaisuutena. Vaikuttavuus on sitä, että teemme asioita, joista asiakas ja potilas kokee saavansa apua. Siksi hoito- ja palvelusuunnitelmat on tehtävä yhdessä hänen kanssaan. Tämä edellyttää meiltä ammattilaisilta myös palvelukulttuurin ja -asenteen muutosta. Meillä pitää olla aito halu kuulla ihmistä.”

Takaisin Ajankohtaista-sivulle