Asterin askelmerkit

Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen tietojärjestelmä ja koko maakunnan sote-palveluja yhtenäistävät toimintaprosessit ovat olleet alueen tahtotila jo pitkään. Kun hankkeen valmistelu alkoi 2018, sairaanhoitopiirin alueella oli sosiaali- ja terveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon käytössä monia eri tietojärjestelmiä.

Vaasan sairaanhoitopiirissä selvitettiin eri vaihtoehtoja ja todettiin, että uuden järjestelmän hankkiminen vie liian paljon aikaa ja resursseja, jos siihen ryhdyttäisiin yksin. Siksi Vaasan sairaanhoitopiiri ja sen jäsenkunnat liittyivät Keski-Suomen sairaanhoitopiirin (KSSHP) vetämään uuden järjestelmän puitesopimuskilpailutukseen syksyllä 2018.

Hankkeen Kilpailutusvaihe saatiin päätökseen maaliskuun 2020 lopussa, kun uuden järjestelmän toimittajaksi valittiin Cerner Ireland Limited.

Hankintapäätöksen jälkeen käynnistyi hankkeen ensimmäiseen vaiheeseen, eli syyskuussa 2020 alkavaan suunnittelujaksoon valmistautuminen.

Suunnitteluprojekti kestää 12 kuukautta syyskuusta 2020 kesään 2021. Suunnitteluprojekti jakautuu kolmeen eri vaiheeseen: suunnittelu-, määrittely- ja vahvistamisvaiheeseen.

Suunnitteluvaiheessa hanketoimiston henkilökunta suunnittelee  työpajoja, joiden avulla määritellään uuden järjestelmän vaatimuksia. Vaatimusten määrittely alkaa suunnitteluprojektin määrittelyvaiheessa ja siihen osallistuvat alueen sote-asiantuntijat, asiakas- ja tilaajaorganisaatioiden asiantuntijat sekä järjestelmätoimittajan edustajat.

Suunnitteluprojektin kolmas osuus, vahvistamisvaihe, tarkoittaa yhteenvetoa ja päätöstä toteutettavan kokonaisuuden laajuudesta. Samalla luodaan suunnitelma seuraavaa vaihetta eli toimitusprojektia varten.

Toimitusprojektin aikana tehdään uuden järjestelmän tekninen toteutus, testaukset, koulutukset ja lopuksi käyttöönotot. Matkan varrella tehdään tiivistä yhteistyötä kuntien ja sairaanhoitopiirin kanssa. Sote-ammattilaisille järjestetään koulutuksia ja työpajoja, jotta kaikki pääsevät varmasti tutustumaan ajoissa uuteen järjestelmään ja uudet työtavat tulevat tutuksi, kun uuden järjestelmän käyttöönotot alkavat vuonna 2022.

Käyttöönotot etenevät porrastetusti siten, että uudet työtavat ja uusi järjestelmä on otettu käyttöön sosiaali- ja terveydenhuollossa Vaasan sairaanhoitopiirin alueella vuonna 2025.

Kun uudet työskentelytavat ja järjestelmä ovat käytössä, siirrytään jatkuvaan kehittämiseen. Käytännössä se tarkoittaa hienosäätöä, parannuksia ja muutoksia työvälineisiin ja –tapoihin, kun käyttäjille on kertynyt enemmän kokemusta ja näkemystä ja jatkuvasti muuttuva toimintaympäristö luo uusia tarpeita.