Utan uppgifter finns ingen informationsledning

I vårdreformsarbetet förbereder man som bäst verkssamhetmodellen för informationsledning inom Österbottens välfärdsområde. Först behövs en gemensam syn på vad vi vill leda genom informationen. Därefter kan vi planera med vilka redskap informationen samlas in och analyseras. Bland annat här korsas de regionala projektens vägar, eftersom ett av det centralaste informationsverktyget i framtiden är Aster klient- och patientdatasystemet.

”Om inte en fungerande plattform eller datasystem vart information registreras, samlas och analyseras finns heller inte information genom vilken man kan leda” förtydligar Mari Plukka, kvalitetsdirektör för Österbottens välfärdsområde.

Österbottens välfärdsområde har hunnit verka redan ett par år innan ibruktagningen av Aster-systemet påbörjas. Till dess måste man försöka använda de verktyg som nuvarande system erbjuder. ”I vissa organisationer är allt automatiserat medan i andra organisationer fortfarande använder Excel. Därför behöver vi nu hitta de personer i organisationerna, som känner till vilka möjligheter och hinder som finns i befintliga system”.

Mari vet att de yrkesutbildade inom social- och hälsovården förhåller sig ivrigt till nya innovationer och att man tydligt ser behovet av utvecklingsarbetet. Övergångsperioden på några år kommer att utnyttjas effektivt.

”Det är en bra möjlighet för oss att främja informationsledning med hjälp av pilotenheter. Då Aster tas stegvis i bruk kan vi parallellt ta nya arbetssätt i användning”, berättar Mari.

Mari Plukka

Från data till information

För att förstå informationsledning, måste man ta kvaliteten i beaktande, hur den definieras och vad den består av.

Kvaliteten kan granskas utifrån patientens erfarenheter, organisationens verksamhetsprocesser och via klinisk kvalitet.

”En kvalitetsnivå ska sättas upp, mätare ska skapas, personal ska förbinda sig, den egna verksamheten ska följas upp och jämföras med andra aktörer” förtydligar Mari.

Insamlad data är bara data tills den granskas, följs upp via på förhand fastställda gränser och mätare – alltså via kvalitetsmålsättningarna.

Informationen till den här jämförelsen och uppföljningen fås från datasystemen, både kliniska uppgifter om patientens vård som klientens använda tjänster. En lika viktig informationskälla är de uppgifter som fås från klienten och patienten. Den kan bestå av skriftlig feedback, klagomål eller patientskadeanmälningar.
Heltäckande och enhetligt insamlade uppgifter hjälper till att upptäcka avvikelser och då kan man även göra korrigerande åtgärder.

”Uppgifter som samlats in och analyserats hjälper oss också att identifiera var vi lyckats. Det är precis lika viktigt att för fram”, påminner Mari.

Breda utsvävningar eller kortfattade formuleringar

Yrkesutbildade inom social- och hälsovården samt inom stödtjänster är centrala uppgiftsproducenter och nya klient- och patientdatasystemets användare. Nya Aster-systemets strukturella registrering stöder informationsledningen, då heltäckande information fås snabbare och lättare. Det underlättar de yrkesutbildades arbete och gör rutinmässiga registreringar snabbare.

Det är också ett sätt att garantera att väsentlig information inte lämnas oregistrerad och även att det som registreras sker professionellt och med klienten och patienten i åtanke.

De yrkesutbildade tenderar ha olika stil på sina registreringar. Då en brer ut sina registreringar så är det svårt att hitta väsentlig information, medan en annan skriver alldeles för kortfattat. Mari ser inte att strukturellt registrerande betyder slutet för beskrivande registreringar, eftersom allt inte kan registreras strukturellt.

”Exempelvis om en patient är känslig och ångestfylld eller orolig för sin familjesituation är det viktig information för en annan yrkesutbildad och man måste kunna skriva ner det” berättar Mari.

Nyttan med registreringen tillbaka till de yrkesutbildade

I den yrkesutbildades arbete finns också alltid en juridisk aspekt i anslutning till registreringarna: har det inte registrerats, har det inte blivit gjort.

”Genom registreringar synliggörs resultatet av den yrkesutbildades arbete. Det fungerar som kommunikationsverktyg de yrkesutbildade emellan och vittnar även om yrkeskunskapen.”

Mari konstaterar också att det är en gemensam fördel att de yrkesutbildade förstår vart uppgifter registreras och vad som görs med dem och hur de återspeglas i det egna arbetet. Exempelvis med hjälp av vårdklassificeringen följer man med vårdbelastningen och via den att det finns tillräcklig arbetskraft.

Informationsledning görs på många olika nivåer och ur användarsynvinkel är det viktigt att registrerade och samlade uppgifter finns tillgängliga i olika format. Beroende på användarens rättigheter har hen rätt att granska uppgifter på klient- eller patientnivå eller så på en väldigt allmän nivå – eller något däremellan.

Mot en attitydförändring

Mari medverkar i strategiarbetsgruppen som leds av Pia Wik och i den har även frågor i anslutning till Aster-arbetet behandlats. Mari har också deltagit som Aster Bothnias representant i de gemensamma arbetsgrupperna med Aster-beställarorganisationerna och leverantören. De största fördelarna med ett nytt klient- och patientdatasystem ser Mari givetvis genom ögonen som kvalitetsdirektör.

”Ett enhetligt system förbättrar kommunikationen de yrkesutbildade emellan, som i sin tur hör ihop med att förebygga farosituationer. Uppgifter behöver inte registreras flera gånger och samma undersökningar behöver inte upprepas.”

Klienten och patientens roll blir mera aktiv då denne själv kan registrera och producera uppgifter om sitt välmående och hälsotillstånd. Ett gemensamt system möjliggör även att klienten och patientens situation kan granskas som helhet – om denne ger sitt samtycke.

”Det är inte kvalité för klienten om helheten inte tas i beaktande. Effektivitet är att saker görs som klienten och patienten upplever vara till hjälp. Vård- och serviceplaner ska därför göras tillsammans med klienten och patienten. Det här förutsätter en förändring av servicekulturen och en attitydförändring hos oss yrkesutbildade. Vi bör ha en uppriktig vilja att lyssna till människan."

Tillbaka till Aktuellt