Asters tågordning

Social- och hälsovårdens gemensamma datasystem och förenhetligande verksamhetsprocesser på landskapsnivå har redan länge varit regionens ambition. Då projektförberedelserna inleddes 2018 fanns åtskilliga datasystem för social- och hälsovården inom sjukvårdsdistriktets område.  

Olika alternativ utreddes men man konstaterade att anskaffningen av ett nytt datasystem är alldeles för tidskrävande och dyrt för att påbörjas ensam. Därför gick Vasa sjukvårdsdistrikt och dess medlemskommuner med i Mellersta Finlands sjukvårdsdistrikts påbörjade konkurrensutsättning för ramavtal.  

Projektets konkurrensförfarande avslutades i slutet av mars 2020 då Cerner Ireland Limited valdes som systemleverantör.

Aster Bothnia projektets olika skeden är upphandlingsprojekt, planeringsprojekt, leveransprojekt och skedet för kontinuerlig utveckling.

Efter upphandlingsbeslutet inleddes projektets första skede, nämligen planeringsprojektets förberedelse. Planeringsskedet pågår 12 månader från september 2020 till sommaren 2021.

Planeringsprojektet är uppdelat i tre olika skeden: planering-, definitions- och bekräftelseskede.

I planeringsskedet planerar personalen uppgifter och arbetsgrupper, med hjälp av vilka kraven på det nya systemet specificeras. Definiering av krav inleds i planeringsprojektets definitionsskede där regionens sote-sakkunniga, kund- och beställarorganisationernas sakkunniga samt representanter för systemleverantören.

Planeringsprojektets tredje del, bekräftelseskedet  innebär sammanfattning och beslut om helhetens omfattning. Samtidigt planeras följande skede, alltså leveransprojektet. 

Planeringsprojektet kan delas upp planerings-, definierings- och bekräftelseskeden.

Under leveransprojektet utförs tekniskt förverkligande, testning, utbildning och till slut ibruktagning. Ett tätt samarbete upprätthålls med kommunerna och sjukvårdsdistriktet under projektets gång. Utbildningar och workshoppar ordnas för sote-sakkunniga, så att alla säkert hinner bekanta sig med det nya systemet och de nya arbetssätten tills ibruktagningen av systemet inleds år 2022.

Ibruktagningen sker stegvis så att de nya arbetssätten och det nya systemet har tagits i bruk inom social- och hälsvården i Vasa sjukvårdsdistrikt år 2025.

Då de nya sätten att arbeta och datasystemet är i bruk, övergår man till kontinuerlig utveckling. I praktiken innebär det finjusteringar, förbärringar och förändringar i arbetsverktygen och  arbetssättten, vartefter användarna erhåller mer erfarenhet och insyn samtidigt som en ständigt föränderlig arbetsmiljö skapar nya behov.