Frågor och svar om APTJ-projektet

Funderar du ännu på vad Aster Bothnia är? Här hittar du svaren till de vanligaste frågorna om

regionala projektarbetet

nya klient- och patientdatasystemet

gemensamma upphandlingen och de fyra sjukvårdsdistriktenas samarbete

På bilden möts en vuxens och ett barns händer. Asters logo nere i högra hörnet. Aster Bothnias uppgift är att i framtiden se till att både stora och små får fungerande social- och hälsovårdstjänster.
Österbottens regionala projekt

Vad betyder Österbottens APTJ-projekt?

Österbottens APTJ-projektet är ett utvecklingsprojekt inom social- och hälsovårdsverksamheten i Österbotten. Projektets målsättning är att skapa enhetliga arbetssätt för alla aktörer inom den offentliga sektorns social- och hälsovård i Vasa sjukvårdsdistrikt.

APTJ är en förkortning av finskans asiakas- ja potilastietojärjestelmä, alltså klient- och patientdatasystem. Själva systemet är ändå bara en del av projektet. Först planeras och utvecklas framtida arbetssätt och därefter byggs datasystemet upp med de nya verksamhetssätten i beaktande.

Vem ansvarar för projektet?

Projektet ägs av Vasa sjukvårdsdistrikt och alla dess 13 medlemskommuner har förbundit sig till projektet.

Datasystemet ansaffas i samarbete med tre andra sjukvårdsdistrikt. Vasa sjukvårdsdistrikt (VSVD), Samkommunen för social- och hälsovårdstjänster i Södra Savolax (ESSOTE), Mellersta Finlands sjukvårdsdistrikts (KSSHP) och Samkommunen för sjukvårds- och socialtjänster i Norra Karelen (Siun Sote) fungerar som beställare och för dessa har en gemensam Aster-kundorganisation grundats, vilken administrativt hör under KSSHP.

Österbottens APTJ-projekt har en egen projektbyrå, vars personal ansvarar för det regionala utvecklings- och planeringsarbetet tillsammans med kommunerna och i samarbete med kundorganisationen, senare även för koordineringen av den lokala ibruktagningen av systemet.

Varför verksamhetsutveckling? Vilken typ av verksamhetsutveckling är det frågan om?

I Österbotten och på Vasa sjukvårdsdistrikts område används åtskilliga olika datasystem, vilket också betyder att arbetssätten är otaliga. Detta innebär att informationsgången om klienten och patienten inte löper smidigt från en enhet till en annan. Samma procedurer måste upprepas flera gånger, och dessutom är både klienten och patientens delaktighet väldigt begränsad.

Verksamheten bör eftersträva att bättre motsvara framtida utmaningar. Med ett nytt system effektiveras ledning genom information, alltså kan resurser riktas dit de behövs mest. Även tidanvändningen effektiveras då både personalen och klienter och patienter får tillgång till nya digitala lösningar.

Vilka är den ekonomiska vinningarna med APTJ-projektet?

Inga märkbara ekonomiska vinningar uppnås enbart genom att byta ut systemen. Enligt uträkningar är systemkostnaderna oförändrade då alla system har bytts ut och de gamla tagits ur bruk. Inbesparingen sker i och med effektiverade arbetssätt. Den ekonomiska vinningen ligger i hur smidiga processer man lyckas planera. Det är omöjligt att i det här skedet ge exakta siffror, men som minst några procent av social- och hälsovårdsutgifterna. Som mest kan man prata om tiotals procent.

Anknyter Aster Bothnia på något sätt till Botnia High5 och Samkommunen för Österbottens välfärdsområde?

Ja. Botnia High 5 projektalliansen bygger det nya H-huset på området vid Vasa centralsjukhus. Nya arbetssätt och klient- och patientsystemet kommer tas i bruk också i H-huset. Samkommunen för Österbottens välfärdsområde har i sin tur många motsvarande målsättningar som Aster Bothnia och vi har ett nära samarbete med varandra.

I projektförberedelserna deltar tiotals social- och hälsovårdsexperter från Österbotten. Vem har möjlighet att delta?

Via projektets styrgrupp har kommunerna fått en begäran om att utse sakkunniga inom social- och hälsovården till projektet. Kommunerna har fått utnämna personer som har kännedom om sin eget verksamhetsområde och som är intresserade av att utveckla verksamheten och framtida arbetssätt.

Om du själv är yrkesverksam inom social- och hälsovården inom Vasa sjukvårdsdistrik och är intresserad att medverka I projektet, ta kontakt med din egen förman eller skicka in din ide eller åsikt som kan tjäna projektet till t.ex. socialvårdens förändringsledare Marja Mustonen eller hälsovårdens förändringsledare Mirjam Jern-Matintupa (e-post: fornamn.efternamn@vshp.fi). 

Hur påverkas österbottningens vardag av projektets slutresultat?

De nya verksamhetssätten och klient- och patientdataystemet förbättrar de digitala tjänsterna för patienter och klienter och förstärker klinternas möjligheter till egenvård och möjlighet att klara av vardagen. Samtidigt förbättras datasäkerheten.

Målsättningen är att möjliggöra tillgänglig och tidsenlig information gällande alla patienter och klienters vård samt deltagande aktörer emellan. Det här påverkar klienternas vardag: med ett nytt system möjliggörs effektiverade vård- och tjänsteprocesser samt förbättrar kvaliteten på tjänsterna. T.ex. uppgifter som berör den egna hälsan kan man skicka in till vårdpersonalen före det egentliga besöket fast från köksbordet.

 

Ett nytt klient- och patientdatasystem

Varför behövs ett helt nytt datasystem till Vasa sjukvårdsdistrikt?

Inom Vasa sjukvårdsdistrikt används otaliga olika datasystem, vilka inte kommunicerar sinsemellan. Inget av de nuvarande patientdatasystemen täcker socialvårdens, primärhälsovårdens och specialsjukvårdens behov. Ett nytt gemensamt system byggs upp för att tjäna samtliga aktörer och för att komprimera social- och hälsovårdstjänsternas verksamhet. I framtiden behövs en allt större växelverkan mellan olika yrkesgrupper, men även mellan patienten, klienten och personalen.

Varför är det nu aktuellt med anskaffningen av ett nytt klient- och patientdatasystem?

En del av de nuvarande datasystemen är föråldrade eller kräver omfattande uppdateringar, och de motsvarar heller inte framtida behov. En omfattande och mångsidig anskaffning och förverkligande dröjer flera år. Sjukvårdsdistriktet utredde och jämförde olika alternativ: vettigaste lösningen var att gå med i en gemesam upphandling som både sprar tid och pengar.

I framtiden ökar behovet av mer mångsidiga elektroniska tjänster, vilket förutsätter en förbättring av klienters och patienters påverkningsmöjligheter och möjlighet att delta i förverkligandet av den egna vården. De nya verksamhetssätten och alla social- och hälsovårdsaktörers gemensamma nya datasystem möjliggör en aktivare delaktighet.

Hur stöder ett nytt system yrkeskunniga inom social- och hälsovården?

I praktiken innebär ett nytt system att t.ex. användningen av tangentbord minskar och information kan lagras via taligenkänning i datasystemet. Ett regionalt integrerat system förenklar även klientens/patientens service- och vårdskedjas funktionalitet, eftersom informationen smidigt färdas organisationerna emellan.

En målsättning är också att klienten/kunden via de digitala lösningarna kan delta i större utsträckning i förverkligandet av service/vård som berör denne.

Ett integrerat system är ett väsentligt redskap för ledning genom information. Förmännen kan planera och förverkliga service mer kostnadseffektivt än tidigare.

Betjänar detta system enbart hälsovården?

Nej, det är frågan om social- och hälsovårdens gemensamma klient- och patientdataystem, i vilket både socialvårdens och hälsovårdens behov tas i beaktande. Även ibruktagningen görs gemensamt.

Stöder det nya systemet all service inom socialvården?

Datasystemet kommer innehålla alla serviceområden som hör till socialvården och betjäna alla aktörer inom socialvården, vilket betyder att sakkunniga inom äldreomsorg, barnfamiljer, barnskydd, familjerätt, mentalvård och rusmedel, vuxensocialt arbete och handikappservice använder alla samma system.

Gäller systemet också tandvården och deltar munhälsovårdens experter redan i projektarbetet?

Det nya systemet kommer ersätta nuvarande system inom munhälsovården. I definitionsarbetet medverkar redan tandläkare och experter inom munhälsovård från olika organisationer. Munhälsovården är en oskiljaktig del i vårdkedjan också i framtiden och kommer att integreras i samma systemhelhet.

Hur kan vi försäkra oss om att systemet verkligen motsvarar behoven?

Vi köper inte en färdigt definierad helhet, utan systemet byggs upp för att motsvara klienter och patienter samt personalens behov. Definieringen av regionala enhetliga processer och verksamhetsmodeller ligger som grund för systemets uppbyggnad.

Från Vasa sjukvårdsdistrikts medlemskommuner deltar sakkunniga från såväl socialvården och primärhälsovården som specialsjukvården i definitionsarbetet. Dessa sakkunniga för fram sin syn på det praktiska arbetet i planeringen av framtida arbetssätt.

De användare och organisationsenheter som aktivt medverkar i planeringen och förverkligandet av kommande arbetsroller, processer och verksamhetsmodeller drar även mest nytta av förändringen. Därför eftersträvas sakkunniga från hela social- och hälsovården så att alla behov kan tillgodoses. 

Uppdateras nuvarande datasystem (t.ex. Effica, Esko, Abilita) under upphandlingsprocessens gång?

Ja, lagstadgade uppdateringar och uppdateringar som krävs för systemens funktionsduglighet, så länge tills det nya systemet tagits i bruk.

Hur mycket kommer systemet att kosta?

Enligt upphandlingslagstiftningen ska uppskattad kostnadsberäkning meddelas redan vid upphandlingens början. För Vasa sjukvårdsdistrikts del beräknas hela verksamhetsförändringen och det nya datasystemet kosta 110 miljoner euro fördelat på tio år. Den summan innefattar både investeringskostnaderna för datasystemet och kostnaderna för verksamhetsutvecklingsarbetet. Kostnaderna för verksamhetsutvecklingen kommer vara betydligt större än kostanderna för datasystemet.

Kostnaderna för dataystemen inom social- och hälsovården kan tillfälligt stiga, eftersom de gamla och det nya systemet kommer gå på varandra en tid tills de gamla systemen säkert kan köras ner. Sedan då det nya systemet är i användning beräknas kostanderna vara i samma klass som nuvarande datasystem. Inbesparningarna sker via effektiverad service och verksamhet som det nya systemet möjliggör.

Blir det nya klient- och patientdatasystemet tvåspråkigt?

Definieringen av systemet är ännu på hälft och inget slutligt svar finns ännu att ge. Omfattningen av förverkligandet klarnar i och med de gemensamma behoven definieras, men ett helt tvåspråkigt system är varken ekonomiskt eller tekniskt möjligt att förverkliga. Specifika ramvillkor för språkversioner har dock fastställts: systemhelheten innehåller olika teknologiska användargränssnitt, till vilka det finns möjlihet att skapa språkversioner och beslut gällande dessa tas under definieringsskedet.

Den version som klienten eller patienten kommer använda föverkligas som helt tvåspråkig. Detta har överenskommit redan i upphandlingsskedet och det finns heller inga tekniska hinder för förverkligandet. Naturligtvis arbetar vi för att få fram ett så tvåspråkigt system som möjligt, också för yrkeskunniga.

Flyttas klient- och patientuppgifter från de nuvarande systemen till det nya eller kommer patientjournalen vara ”tom” då det nya systemet tas i bruk?

Då nya Aster-systemet tas ibruk är patientjournalen inte helt tom. Uppgifter från de gamla systemen kommer att föras över till klient- och patientjournalerna i nya systemhelheten. I vilken utsträckning – preciseras under arbetets gång. Alla befintliga klient- och patientuppgifter arkiveras i vilket fall som helst, så att de vid behov finns tillgängliga.

Hur får privata serviceproducenter information om patientens eller klientens situation?

Det nya Aster-systemet kommer inte att användas av privata serviceproducenter, utan av personalen vid Välfärdssamkommunens medlemskommuner. Patientuppgifter förmedlas inte utan tillåtelse nu och inte i framtiden. Privata serviceproducenter ser enbart klientens och patientens uppgifter via Kanta-tjänsten, på samma sätt som idag. Då ett vård- eller serviceförhållande med en privat serviceproducent inleds uppstår även rätten att se patientuppgifter.

Hur tillgodoser man dataskyddsfrågor i det nya systemet?

Frågor i anslutning till datasekretessen både vad gäller klienten och patienten som personalen beaktas oerhört noggrant. Datasystemen inom social- och hälsovården klassificeras i A- och B-system. Tilläggsinformation hittas via Valviras webbsidor. Aster kommer att vara ett s.k. A-klassens datasystem. Till det kommer exempelvis av Valvira uppsatta noggranna auditeringar av utomstående aktör före ibruktagningen, men vi har även själva satt upp noggranna krav för systemet sett till dataskydd och datasäkerhet.

Yrkesutövarna enbart ser de uppgifter i systemet vilka hör till den yrkesroll personen fungerar i och som är nödvändiga och oundvikliga för dennes arbete. Exempelvis kan en tandläkare inte se vad en psykiatrisk sjukskötare antecknat i journalen.

Kan vi vara säkra på att patientdata inte hamnar i fel händer?

I Finland finns över 100 olika lagar som styr och skyddar klient- och patientdata. Dessa har beaktats i upphandlingsskedets definierade villkor, vilka även leverantören förbundit sig att följa. Det här garanterar att finländarnas uppgifter inte hamnar utanför EU:s gränser.

Alla klient- och patientdatasystem i Finland genomgår före ibruktagningen en omfattande dataskydds-auditering, där man noggrant kontrollerar dokumentationen och processer i anslutning till datasekretess och dataskydd.

Hur långt är övergångsskedet från de gamla till det nya systemet? Fungerar de parallellt under en viss tid?

Vi kan ännu inte i det här skedet säga exakt hur långt övergångsskedet blir. Vi vet ändå att det nya och de gamla systemen kommer fungera parallellt ett tag, så att övergången till det nya systemet kan ske säkert.

Gemensam upphandlingsprocess och samarbete mellan fyra sjukvårdsdistrikt

Hur valdes medverkande organisationer med till upphandlingen av ett nytt klient- och patientdatasystem?

Upphandlingen sker genom en process med ramavtal i enlighet med upphandlingslagen. Vasa sjukvårdsdistrikt (VSVD), Samkommunen för social- och hälsovårdstjänster i Södra Savolax (ESSOTE), Mellersta Finlands sjukvårdsdistrikts (KSSHP) och Samkommunen för sjukvårds- och socialtjänster i Norra Karelen (Siun Sote) anmälde sig till upphandlingen inom, i upphandlingslagen definierade, uppsatt tidsfrist. Alltså har varje sjukvårdsdistrikt själv beslutit att delta i upphandlingen.

Hur har beställningen av ett nytt datasystem förverkligats?

Upphandlingen har skett i enlighet med upphandlingslagen. KL-Kuntahankinnat har ansvarat för upphandlingsprocessen. Upphandlingen har skett genom konkurrensutsatt förhandlingsförfarande. Upphandlingsmeddelande gick ut i juli 2017 och till förhandlingarna valdes de fem offertgivare med högsta poäng. I början av år 2018 förverkligades en preliminär produktjämförelse var de tre offertgivare med högsta poäng gick vidare till följande omgång. Under sommaren 2019 drog sig en offertgivare (Tieto Finland Oy) ur, och kvar i processen lämnade Cerner Ireland Limited och Epic Systems Corporation. I februari 2020 förverkligades den egentliga produktjämförelsen, var just Epic Systems Corporation och Cerner Ireland deltog.

Cerner Ireland Limited valdes som systemleverantör på basen av produktjämförelsen.

När tas nya arbetssätt och det nya systemet i bruk?

Beställarna övergår stegvis till de nya arbetssätten och till det nya systemet. Först ut är  KSSHP varpå de tre andra sjukvårdsdistrikten följer efter under åren 2023-2025. Ibruktagningen sker stegvis, så att det nya systemet tas i bruk ett verksamhetsområde i taget (t.ex. tandvården).

Målsättningen är att alla social- och hälsovårds aktörer inom Vasa sjukvårdsdistrikt har övergått till det nya systemet och de nya arbetssätten vid utgången av år 2025. Utvecklingsarbetet upphör givetvis inte här, utan med ökad erfarenhet påbörjas ett kontinuerligt utvecklingsarbete.

Kan Aster-projektet kopplas ihop med OmaKanta och Kansa-projektet?

Ja. I anskaffningen och utvecklingen av klient- och patientdatasystemet tas Kanta-tjänsterna, OmaKanta, Kansa-projektet samt nationella krav på datasystem i beaktande.

Hade villkoren i konkurrensutsättningen gjorts sådana att inhemska leverantörer inte kunde bli valda eller delta i konkurrensutsättningen?

Konkurrensutsättningens villkor begränsade inte inhemska leverantörer från att delta och favoriserade heller inte utländska – och inte heller tvärtom. Också inhemska aktörer deltog i konkurrensutsättningen.

Uppfattningen kan ha uppkommit därför att i offertgivarnas behörighetsvillkor fanns ett krav på att offertgivaren bör har tillräcklig ekonomisk bärkraft för att kunna möta sina ekonomiska skyldigheter. Det kan exempelvis innebära arbetsgivarskyldigheter i ett långsiktigt projekt, där några hundra sakkunniga medverkar från leverantörens sida och var betalningarna är starkt resultatbetonade (enbart utfört och godkänt arbete betalas). Leverantören bör även vara i stånd att hantera olika förseningsavgifter, avtalsviten eller skadestånd, ifall sådana uppkommer via deras verksamhet.

Ekonomisk bärkraft mäts vanligtvis via offertgivarens kreditvärdighet och omsättning. För mindre offertgivare – oberoende av investeringar – utformades ett villkor på 60 miljoner euro i omsättning under senaste räkenskapsperiod. Enligt upphandlingslagen kan av offertgivaren förutsättas ha en omsättning på två gånger upphandlingens uppskattade värde. Med andra ord skulle vi ha kunnat kräva en omsättning på ca 600 miljoner euro, men vi krävde bara en tiondel. Syftet var alltså inte att diskriminera någon utan bara försäkra oss om att leverantören har tillräcklig ekonomisk kapacitet att uppfylla sina skyldigheter, och att de upphandlande enheterna inte orsakas väsentliga risker av leverantörens kontinuerliga verksamhet.

En aktör, som inte själv uppfyller villkoren gällande t.ex. ekonomisk bärkraft kan ändå delta i en sådan här konkurrensutsättning som underleverantör till en större aktör eller som huvudansvarig leverantör med finansiering från tredje part. I den här konkurrensutsättningen fanns parter som agerade just så här. Exempelvis till den valda leverantören Cerner, som bär huvudansvaret för att leverera systemhelheten, hör också en mindre inhemsk aktör, Hygga, som ansvarar för munhälsovårdens del.